Freigaben erstellen und verwalten

Bevor Sie einen Experten, eine Wissensdatenbank oder eine Fähigkeit freigeben können, muss diese erstellt und gespeichert werden. Erst danach erscheint die Schaltfläche zum Teilen.

Beachten Sie außerdem, dass Sie einen Experten, eine Wissensdatenbank oder eine Fähigkeit nur freigeben können, wenn Sie diese selbst erstellt haben oder über die Berechtigung zum Teilen verfügen. Nur in diesem Fall erscheint die Schaltfläche zum Teilen.

Schritte zur Freigabe

Erstellen eines Experten, einer Wissensdatenbank oder einer Fähigkeit

Erstellen Sie einen Experten, eine Wissensdatenbank oder eine Fähigkeit entsprechend der verlinkten Dokumentation oder wählen Sie bestehende aus, die Sie selbst erstellt haben oder für die Sie über die Berechtigung zum Teilen verfügen.

Freigabeprozess

• Klicken Sie in den Einstellungen auf der Detailseite von einem Experten, einer Wissensdatenbank oder einer Fähigkeit auf die Schaltfläche "Anderen Nutzern freigeben".
• Wählen Sie aus, welche Berechtigungen die Nutzer oder Gruppen erhalten sollen.
  • Wenn ein freigegebener Nutzer den Experten, die Wissensdatenbank oder die Fähigkeit nutzen darf, kann der Nutzer die Ressource zum Chatten benutzen und die Inhalte einsehen.
  • Wenn ein freigegebener Nutzer den Experten, die Wissensdatenbank oder die Fähigkeit nutzen und bearbeiten darf, kann der Nutzer die Ressource zum Chatten benutzen und ihre Konfiguration bearbeiten (z.B. Dateien der Wissensdatenbank hinzufügen).
  • Wenn ein freigegebener Nutzer den Experten, die Wissensdatenbank oder die Fähigkeit nutzen, bearbeiten, teilen und löschen darf, kann der Nutzer die Ressource zum Chatten benutzen, ihre Konfiguration bearbeiten, sie mit anderen Nutzern teilen und löschen.
• Wenn Sie einen Experten freigeben, der verknüpfte Wissensdatenbanken oder Fähigkeiten hat, wählen Sie aus, ob diese ebenfalls freigegeben werden sollen. Beachten Sie, dass der Experte nur dann richtig genutzt werden kann, wenn Nutzer auch Zugriff auf alle verknüpften Ressourcen haben.
• Geben Sie die Namen der Nutzer oder Gruppen (z.B. "Alle") in das Suchfeld ein, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Basierend auf Ihren Eingaben werden Vorschläge angezeigt.
• Wenn Empfänger ausgewählt wurden, für die ausgewählte Ressourcen bereits freigegeben sind, wählen Sie aus, was mit den vorhandenen Freigaben geschehen soll.
  • Bestehende Freigaben können mit Ihren neuen Einstellungen überschrieben werden. Dabei werden den Empfängern gegebenenfalls Rechte entzogen.
  • Es kann jeweils die Freigabe mit dem höchsten Berechtigungsstatus gewählt werden. Dabei werden Rechte für Empfänger nur gegebenenfalls hochgestuft, nie herabgestuft.
  • Bestehende Freigaben können unverändert gelassen werden. Ihre Einstellungen werden damit ignoriert, wenn Freigaben schon bestehen.
• Klicken Sie auf den Button "Freigeben", um den Zugriff zu gewähren.

Wird ein Experte, eine Wissensdatenbank oder eine Fähigkeit mit einzelnen Nutzern geteilt oder wird eine bestehende Freigabe gelöscht, erhalten diese eine Benachrichtigung. Beim Teilen mit Gruppen erfolgt keine Benachrichtigung.

Zugriffe verwalten und entfernen

Wenn Sie in einem Experten, einer Wissensdatenbank oder einer Fähigkeit auf die Schaltfläche zum Teilen klicken, können Sie nicht nur neue Freigaben erteilen, sondern auch bestehende Zugriffe verwalten. Hier können Sie die Liste der Nutzer einsehen, die bereits Zugriff auf den geteilten Experten, die geteilte Wissensdatenbank oder die geteilte Fähigkeit haben.

Bei Bedarf können Sie den Zugriff einzelnen Nutzern oder Gruppen wieder entziehen, indem Sie auf das Löschen-Symbol neben dem Namen eines Empfängers klicken. Dies ist besonders nützlich, wenn sich Rollen im Unternehmen ändern oder bestimmte Nutzer keinen Zugriff mehr benötigen.

Freigaben zentral verwalten

Neben der Verwaltung über die jeweilige Ressource können Sie alle Ihre Freigaben zentral an einer Stelle einsehen und entziehen. Öffnen Sie dazu den Bereich "Freigaben" im Einstellungsmenü.

Um mehrere Ressourcen zentral freizugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche "Ressourcen freigeben". Hier können Sie eine oder mehrere Ressourcen zur Freigabe auswählen.

Unter "Bereits freigegebene Ressourcen" finden Sie eine Übersicht aller Ressourcen, die bereits freigegeben wurden und für die Sie berechtigt sind, die Freigaben anzupassen. Die Übersicht lässt sich auf zwei Arten gruppieren:

• Gesammelt nach Ressourcen-Art: Die Freigaben werden nach Ressourcentyp gruppiert — Experten, Wissensdatenbanken, Fähigkeiten und Chat-Snapshots — jeweils mit der Anzahl der freigegebenen Ressourcen. So sehen Sie schnell, welche Ressourcen einer bestimmten Art Sie geteilt haben.
• Gesammelt nach freigegebenen Nutzern: Die Freigaben werden nach den Nutzern gruppiert, mit denen Sie Ressourcen geteilt haben. Über das Suchfeld können Sie gezielt nach einem Nutzer suchen und einsehen, welche Ressourcen mit diesem Nutzer geteilt sind.

Über diese zentrale Ansicht können Sie bestehende Freigaben überprüfen und bei Bedarf – wie auch in der jeweiligen Ressource – wieder entziehen.