Mit Dateien Chatten

Über die Funktion Mit Dateien Chatten können Sie Dateien ganz einfach direkt in Ihren Chat mit Alan hochladen. Alan liest dann automatisch die gesamten Inhalte dieser Dateien und berücksichtigt sie in allen folgenden Antworten, die Sie von ihm erhalten.

Wie funktioniert das?

Stellen Sie sich vor, Alan hätte die von Ihnen hochgeladenen Dateien selbst gelesen. Alan "kennt" die Inhalte dieser Dokumente über seinen Kontext und kann Ihre Fragen sofort beantworten oder Vergleiche durchführen. Der gesamte Text der hochgeladenen Datei steht Alan zur Verfügung, sodass er präzise und kontextreiche Antworten liefern kann.

Warum ist das praktisch?

• Dokumente können unkompliziert und mit wenigen Klicks dem Sprachmodell zur Verfügung gestellt werden
• Sie können Dokumente "live" vergleichen, zusammenfassen oder Fragen dazu stellen.
• Dem Sprachmodell steht das gesamte Dokument zur Verfügung und nicht nur Auszüge daraus.
• Sie ersparen sich das manuelle Kopieren und Einfügen von Dokumentinhalten.

INFO

Beachten Sie dabei: Alan kann durch die Kontextbeschränkungen nur eine begrenzte Menge an Text gleichzeitig verarbeiten. Wenn Ihre Dateien zu groß oder zu zahlreich sind, informiert Alan Sie rechtzeitig. Aktuell gilt als Daumenregel: 20 Seiten DIN A4, vollgeschrieben mit Text, können hochgeladen werden.

Vergleich mit Wissensdatenbanken

Um Informationen aus Dokumenten in Alan einzubinden, stehen Ihnen neben der Funktion "Mit Dateien Chatten" auch Wissensdatenbanken zur Verfügung. Beide Features haben jeweils ihre Vorteile: Während Wissensdatenbanken Inhalte vorher indizieren und so selektiv die relevanten Teilinformationen aus einer großen Datenbasis abrufen können, stehen Alan beim Chatten mit Dateien alle Inhalte aus der Datei direkt zur Verfügung. Hier die wichtigsten Unterschiede im Überblick:

Anwendungsfall	Mit Dateien Chatten	Wissensdatenbank
Dateien schnell in einzelnem Chat nutzen Sie möchten Dateien nur kurzfristig für einen spezifischen Chat verwenden.	✔
Regelmäßige, langfristige Nutzung über viele Chats hinweg Sie greifen immer wieder auf dieselben Dokumente zu und nutzen sie dauerhaft.		✔
Sehr umfangreiche Dateien Dokumente über ca. 20 Seiten reinem Text.		✔
Dateien miteinander vergleichen Sie wollen schnell Unterschiede zwischen mehreren Dokumenten herausfinden.	✔
Dokumente zusammenfassen Das Sprachmodell benötigt den gesamten Inhalt eines Dokuments, um es umfassend zusammenzufassen.	✔
Einzelne Informationen aus großer Menge an Dateien finden Sie möchten punktgenau nach Informationen in einer umfangreichen Dokumentensammlung suchen.		✔
Mit einer gesamten Datei chatten Sie möchten, dass das Sprachmodell den kompletten Inhalt einer Datei kennt und darauf basierend antwortet.	✔

Entscheidungshilfen

Der folgende Textabschnitt fasst die Inhalte der obigen Tabelle zusammen und erklärt sie für ein besseres Verständnis.

• Mit Dateien Chatten:

  • Perfekt, wenn Sie schnell ein oder zwei Dateien für eine kurzfristige Analyse brauchen.
  • Das Sprachmodell "kennt" die gesamten hochgeladenen Dokumente in der Abfrage und kann entsprechend Fragen zu deren gesamtem Inhalt gleichzeitig beantworten.
  • Funktioniert, solange die Gesamtmenge an Daten nicht zu groß ist.

• Wissensdatenbank:

  • Praktisch, wenn Sie mit vielen oder großen Dateien arbeiten, die Sie immer wieder benötigen.
  • Ideal für regelmäßige Nutzung oder intensive Recherchen in umfangreichen Dokumenten bzw. Dokumentensammlungen.
  • Wissensdatenbanken stellen dem Sprachmodell nie die kompletten Dokumente zur Verfügung, sondern nur die relevantesten Ausschnitte davon.

INFO

In beiden Fällen gilt: Alan extrahiert ausschließlich Textinhalte. Bilder, Grafiken und andere Medien werden aktuell nicht berücksichtigt.

Nutzung

Die folgenden Abschnitte zeigen Ihnen, wie Sie Dateien im Chat mit Alan hochladen und effektiv nutzen können. Dabei lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie Dokumente hinzufügen, bearbeiten und verwalten, um Alan gezielt mit relevanten Informationen zu versorgen.

Dateien hochladen

Um Dateien in den Chat zu kopieren, klicken Sie in der Eingabeleiste auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie die Option "Datei in Chat kopieren". Jetzt öffnet sich Ihr Datei-Explorer und Sie können eine oder mehrere Dateien auswählen.

Alternativ können Sie Dateien per Drag & Drop in den Chat mit Alan kopieren. Dazu ziehen Sie Dateien mit der Maus direkt von Ihrem Computer in den Alan-Chat. Lassen Sie einfach irgendwo im Chat-Bereich los, um sie hochzuladen und an Ihre nächste Nachricht anzuhängen.

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, lädt Alan die Dateien hoch und bereitet sie vor. Ihre ausgewählten Dateien können Sie verwalten, indem Sie auf Ihre Dateien oder die Statusmeldung klicken und so in die Detailansicht gelangen.

INFO

Wählen Sie nur die Dateien, die Sie tatsächlich brauchen. Bei großen Datenmengen arbeitet Alan möglicherweise langsamer, oder Sie überschreiten das zulässige Datenlimit.

Im Chat verwenden

Sobald Ihre Dateien den Status "Bereit" haben, können Sie Ihre Nachricht gemeinsam mit den Dateien abschicken. Die Dateien bleiben dauerhaft an diese Nachricht gebunden und stehen nun im weiteren Chatverlauf zur Verfügung.

Dateien in bestehenden Nachrichten bearbeiten

Da Dateien an Nachrichten gebunden sind, können Sie sie auch nachträglich bearbeiten. Klicken Sie dazu einfach auf den Bearbeiten-Button einer Nachricht, um sie inklusive der angehängten Dateien zu bearbeiten.

Möglichkeiten im Bearbeitungsmodus:

• Sie können Dateien entfernen oder neue Dateien hinzufügen.
• Wie in der Chateingabeleiste können Sie auf eine Datei oder eine Fehlermeldung klicken, um die Detailansicht aufzurufen.
• Nach dem Speichern der Änderungen wird Ihre überarbeitete Nachricht als neue Version im Chatverlauf angezeigt. Änderungen an den Dateien verhalten sich genau wie das Bearbeiten einer Nachricht ohne Dateien: Sie erhalten eine neue Antwort von Alan, und Sie können mit den Pfeilsymbolen bequem zwischen den verschiedenen Versionen der Nachricht wechseln.

Detailansicht: Status, Probleme und Lösungen

Alle wichtigen Informationen und Aktionen rund um Ihre hochgeladenen Dateien sowie deren Status finden Sie übersichtlich in der Detailansicht. Um sie zu öffnen, klicken Sie einfach auf die Dateien oder die Statusmeldung.

In der Detailansicht sehen Sie den Status jeder Datei einzeln und können nach dem jeweiligen Status filtern - zum Beispiel nach Dateien, die noch verarbeitet werden oder bei denen ein Fehler aufgetreten ist.

In der Spalte Kapazität wird angezeigt, wie viel Prozent des zulässigen Datenlimits eine Datei belegt. Das ist besonders hilfreich, wenn das Datenlimit überschritten wurde und Sie entscheiden müssen, welche Dateien entfernt werden können, um wieder innerhalb des Limits zu bleiben.

Dateien verwalten

Folgende Aktionen sind in der Detailansicht möglich:

• Dateien entfernen: Klicken Sie rechts auf das ×-Symbol, um Dateien, die nicht benötigt werden oder zu groß sind, zu entfernen.
• Neue Dateien hinzufügen: Über den Button + Dateien hinzufügen unten links können Sie direkt weitere Dateien ergänzen.

Statusmeldungen und mögliche Aktionen

Bei den folgenden Statusmeldungen ist die Detailansicht besonders nützlich, um mögliche Probleme zu beheben:

Status	Erklärung	Mögliche Aktionen & Hinweise
Fehler bei Verarbeitung	Eine oder mehrere Dateien konnten nicht verarbeitet werden. Sie sind möglicherweise beschädigt oder in einem Format, das Alan nicht erkennt.	- Überprüfen Sie die Dateien auf Beschädigungen. - Konvertieren Sie die Dateien in ein unterstütztes Format. - Kontaktieren Sie unseren Support.
Datenlimit überschritten	Der Inhalt aller Dateien ist (in Summe) zu umfangreich.	Öffnen Sie die Detailansicht, um Dateien zu identifizieren, die einerseits viel Platz beanspruchen und andererseits entbehrlich sind. Ein weiterer Ausweg kann sein, Dateien vor dem Upload aufzuteilen.
Verarbeitung wird langsamer	Die Datenmenge ist noch nicht zu groß für einen Fehler, jedoch können Antworten verzögert sein.	Keine aktive Lösung erforderlich

Weiterführende Hinweise & Tipps

• Aufteilung großer Dokumente: Ist Ihr Dokument sehr umfangreich, können Sie es in mehrere Teil-Dateien gliedern (z.B. "Teil1.docx", "Teil2.docx"). So können Sie flexibel nur die Abschnitte hochladen, die Sie wirklich brauchen.

• Unterstützte Dateiformate: Alan unterstützt die folgenden Dateiformate: html, txt, md, docx, csv, xlsx, pdf, pptx, json Dabei sind reine Textformate wie TXT oder Markdown vorzuziehen. PDF-Dateien werden ebenfalls unterstützt; allerdings kann die Qualität der Ergebnisse aufgrund der Vielzahl an PDF-Varianten schwanken.

• Mehrere Dateien auf einmal: Sie können beliebig viele Dateien gleichzeitig hochladen. Bedenken Sie aber, dass der verfügbare Kontext nicht unendlich ist. Wenn es zu viel wird, warnt Alan Sie, dass die Nachricht nicht abgesendet werden kann.

• Extrahierte Texte prüfen: Nach Absenden der Nachricht können Sie durch Klick auf Mehr anzeigen den extrahierten Text Ihrer hochgeladenen Dateien einsehen. Dies hilft Ihnen, schnell zu verifizieren, ob Alan tatsächlich die Inhalte erhalten hat, die Sie erwarten.