Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen

Datenschutzerklärung

Cookies

Es wird ein Cookie angelegt, um die Zustimmung zu den eingangs angezeigten Nutzungsbedingungen nachzuhalten, damit bei Ihrem nächsten Besuch keine erneute Abfrage erfolgt. Zusätzlich wird nach erfolgreicher Authentifizierung ein Cookie gesetzt, das diese bis zum Ende der Session nachhält. Dies sind technisch notwendige Cookies.

Welche Daten mit Personenbezug werden verarbeitet und welche Komponenten verarbeiten die personenbezogenen Daten?

Die Anwendung besteht aus zwei Komponenten, einem vorgelagerten Teil, der ein Preprocessing (PP) übernimmt, und dem nachgelagerten Sprachmodell, an den die Eingaben nach erfolgreicher Vorverarbeitung weitergereicht werden. Die erste Komponente (PP) verarbeitet Ihre IP-Adresse, Ihr Einverständnis zu diesen Regelungen und den eingegebenen Text. Der eingegebene Text wird gegebenenfalls angereichert mit Informationen aus angebundenen Datenquellen. Das Sprachmodell verarbeitet anschließend den angereicherten Text. Das Sprachmodell ist ein von Comma Soft bereitgestelltes Sprachmodell. Darüber hinaus werden keine Daten weitergegeben und dienen lediglich der Dokumentation.

Eingegebene Texte sowie die Antworten des Sprachmodells werden in einer nutzerspezifischen Historie gespeichert. Diese Historie ist ausschließlich für den jeweiligen Nutzer einsehbar.

Wer ist verantwortliche Stelle für diesen Dienst?

Verantwortliche Stelle für diesen Dienst ist die Comma Soft AG. Wir verpflichten uns, Ihre persönlichen Daten zu schützen.

Wie werden die Daten verwendet?

Die zur Nutzung der Anwendung erhobenen und verarbeiteten Daten werden zur Bereitstellung und Verbesserung des Produkts, zur Gewährleistung der Sicherheit unseres Produkts und unserer Kunden, zur Dokumentation Ihrer Zustimmung zu dieser Erklärung, zur Kommunikation über Produktupdates, technische Informationen oder Service-Ankündigungen, zur Beantwortung von Supportanfragen und Feedback, sowie zur Pflege der Geschäftsbeziehung erhoben.

Die folgenden Angaben betreffen die Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

• Art. 13 (1) lit. a) DSGVO - Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters:

  Comma Soft AG, vertreten durch Benjamin Schulte, Pützchens Chaussee 202-204a, 53229 Bonn, +49 228 9770 0, info@comma-soft.com

• Art. 13 (1) lit. b) DSGVO - Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

  Frank Becher, Pützchens Chaussee 202-204a, 53229 Bonn, +49 228 9770 0, Frank.Becher@comma-soft.com

• Art. 13 (1) lit. c) DSGVO - Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen:

  Zur Bereitstellung und Verbesserung des Produkts, zur Gewährleistung der Sicherheit unseres Produkts und unserer Kunden, zur Dokumentation Ihrer Zustimmung zu dieser Erklärung, zur Kommunikation über Produktupdates, technische Informationen oder Service-Ankündigungen, zur Beantwortung von Supportanfragen und Feedback, zur Pflege der Geschäftsbeziehung

• Art. 13 (1) lit. c) DSGVO - Rechtsgrundlage für die Verarbeitung:

  Art. 6 (1) lit. a) DSGVO - Einwilligung

• Art. 13 (1) lit. e) DSGVO - Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

  • Mitarbeiter im Support bei Comma Soft oder Partnern
  • Mitarbeiter in der Softwareentwicklung bei Comma Soft
  • Im Fall der Nutzung des Comma LLM als Backend: Deutsche Telekom als Infrastruktur-Anbieter

• Art. 13 (1) lit. f) DSGVO - Gegebenenfalls die Absicht des Verantwortlichen, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln:

  Die Daten werden an keine Dritten weitergegeben.

• Art. 13 (2) lit. a) DSGVO - Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer:

  Ihre Daten werden für die Dauer der Vertragsbeziehung gespeichert. Nach Vertragsbeendigung werden Ihre Eingaben nach 30 Tagen gelöscht. Ihr Einverständnis wird für 2 Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung aufgehoben.

• Art. 13 (2) lit. b) DSGVO - Das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchsrechts gegen die Verarbeitung sowie des Rechts auf Datenübertragbarkeit:

  Der Betroffene hat das jederzeitige Recht auf eine kostenlose Auskunft, Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung oder eines Widerspruchs gegen die Verarbeitung sowie auf Übertragung seiner Daten, wenn er die Anfrage per Mail an die Kontaktdaten des o.g. Verantwortlichen oder Datenschutzbeauftragten übermittelt.

• Art. 13 (2) lit. c) DSGVO - Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 (1) lit. a) oder Art. 9 (2) lit. a) DSGVO beruht, das Bestehen eines Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird:

  Sie haben jederzeit das Recht, Ihre erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Wenden Sie sich hierzu an Ihren Ansprechpartner oder den Datenschutzbeauftragten (siehe oben). Eine weitere Nutzung der Anwendung ist dann ausgeschlossen.

• Art. 13 (2) lit. d) DSGVO - Das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde:

  Sie können gegen die Verarbeitung Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde einlegen. Zuständig ist in NRW das LDI NRW, alternativ ist die Beschwerde auch bei jeder anderen Aufsichtsbehörde möglich.

• Art. 13 (2) lit. e) DSGVO - Ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsschluss erforderlich ist, ob die betroffene Person verpflichtet ist, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche möglichen Folgen die Nichtbereitstellung hätte:

  Entfällt.

• Art. 13 (2) lit. f) DSGVO - Das Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 (1, 4) DSGVO und - zumindest in diesen Fällen - aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person:

  Es erfolgt keinerlei Profilierung oder sonstige automatisierte Entscheidungsfindung, in der die hier verarbeiteten Daten verwendet werden.

• Art. 13 (3) DSGVO - Beabsichtigt der Verantwortliche, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so stellt er der betroffenen Person vor dieser Weiterverarbeitung Informationen über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Art. 13 (2) DSGVO zur Verfügung:

  Keine Verarbeitung geplant.

• Art. 14 (2) lit. a) DSGVO - Informationspflicht, wenn die Daten nicht direkt erhoben werden. Aus welcher Quelle die personenbezogenen Daten stammen und gegebenenfalls ob sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen:

  Entfällt.

Nutzungsbedingungen

Die Comma Soft AG bietet die GenAI-Lösung „Alan“ als Software as a Service (SaaS) an und betreibt die gesamte Lösung, inkl. des Comma LLM, hierfür bei der Deutsche Telekom AG in Deutschland nach deutschem Datenschutzrecht. Der erste Monat wird hierbei durch Comma Soft AG für die Ermöglichung einer Testphase kostenlos bereitgestellt. Anschließend vereinbaren Comma Soft AG und der Kunde vertragliche Bedingungen für die weitere kostenpflichtige Nutzung.

Die Bereitstellung der Lösung erfolgt als Software as a Service. Es wird angestrebt, dass die Lösung ohne Unterbrechung zur Verfügung steht. Etwaige Störungen werden schnellstmöglich behoben.

Die Installation und Nutzung von Alan wird als browserbasierte Software-as-a-Service (SaaS) umgesetzt. Diese Software ermöglicht es, über eine Chat-Oberfläche mittels eines großen Sprachmodells (LLM) Fragestellungen zu beantworten und dabei auf unternehmensinternes Wissen bzw. proprietäre Datenquellen zurückzugreifen.

Wenn Kunden unternehmensinterne Dokumente hochladen und nutzen, wird davon ausgegangen, dass die Dokumente mit Ausnahme von Kontaktinformationen, die innerhalb der Organisation des Kunden öffentlich zugänglich sind, keine weiteren personenbezogenen Daten und insbesondere keine sensiblen personenbezogenen Daten enthalten. Der Kunde kuratiert die Dokumente entsprechend.

Es wird auch davon ausgegangen, dass die Nutzung während einer Testphase nicht bereits Bestandteil wesentlicher Geschäftsprozesse des Kunden ist. Vielmehr soll im Rahmen der Testphase die Eignung evaluiert werden. Für eine produktive dauerhafte Nutzung stimmen Comma Soft AG und Kunde die dafür notwendigen Schutzmaßnahmen ab. Der Kunde kommt hierfür aktiv auf die Comma Soft AG zu.

Die GenAI-Lösung „Alan“ wird unter Einhaltung des deutschen und europäischen Datenschutzrechts in der Open Telekom Cloud auf Servern in Deutschland betrieben. Detaillierte Informationen zu den Sicherheitsstandards und Compliance-Maßnahmen der Open Telekom Cloud finden Sie im folgenden Abschnitt.

Hosting durch Comma Soft AG als SaaS in der Open Telekom Cloud

• Zertifizierungen: https://www.open-telekom-cloud.com/de/produkte-services/core-services/zertifikate
  • Ergänzend dazu Datenschutz & Compliance: https://www.open-telekom-cloud.com/de/sicherheit/datenschutz-compliance
• Hochverfügbarkeit / SLAs: https://www.open-telekom-cloud.com/de/business-navigator/hochverfuegbare-rechenzentren
  • Ergänzend dazu Technische Maßnahmen in Rechenzentren: https://www.open-telekom-cloud.com/de/sicherheit/rechenzentren

Nutzungsbeschränkungen

Um eine faire Verteilung der Ressourcen zu gewährleisten und die Systemintegrität zu wahren, behalten wir uns das Recht vor, den Zugang zum Comma LLM L oder zur gesamten Lösung für einzelne Nutzer mit ungewöhnlich hohen Nutzungsraten technisch zu limitieren. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Überlastungen des Systems zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Nutzer eine gleichbleibend hohe Servicequalität erfahren.

Die spezifischen Grenzwerte für die Nutzung werden dynamisch festgelegt und beziehen sich ausschließlich auf Fälle von außergewöhnlicher Nutzung durch Einzelne. Diese Grenzen können abhängig von der Gesamtnachfrage und der verfügbaren Systemleistung angepasst werden. Es ist unser Anliegen, solche Anpassungen transparent zu kommunizieren und sie nur dann durchzuführen, wenn sie notwendig sind, um die Qualität und Verfügbarkeit unserer Dienste für alle Nutzer zu schützen.

Die gemeinsame Nutzung eines Kontos durch mehrere Personen ist nicht gestattet. Im Falle eines Verstoßes gegen diese Regelung behält sich Comma Soft AG das Recht vor, zusätzliche Gebühren in Höhe der regulären Abonnementgebühr pro unberechtigtem Nutzer zu erheben oder den Vertrag außerordentlich zu kündigen.